Manos a la obra, llego el momento de tomar acciones. No podemos seguir enfrascados en cuantos contagios de COVID-19 llevamos o cuánto va a caer el PIB, la consigna ahora es “Compra Colombiano”, ya los gremios y el Gobierno definieron las acciones de política pública en las que hay que trabajar y las iniciativas para estimular a los consumidores, pero ¿qué podemos hacer internamente las empresas, ya sea grandes o pequeñas, para estar preparadas?
La descomposición y mal funcionamiento de los procesos claves que las empresas habían desarrollado, en los que confiaban y que les permitían cumplir con sus entregas en tiempo y costos, son ahora los síntomas de la crisis y el nuevo estado que afrontan muchas de ellas. Hay que tomar medidas urgentes en cambiar y mejorar estos procesos claves ya que juegan un rol importante y pueden desarrollar una espiral negativa en la ya emproblemada compañía. Es por esta razón que en un plan de recuperación es tan importante hacer las cosas bien (mejorar los procesos) como hacer mejores cosas (cambiar la estrategia).
Uno de los procesos claves más importantes en un plan de recuperación es la eficiencia operativa en la cadena de suministros direccionado a reducir costos, mejorar la calidad y mejorar la capacidad de respuesta al cliente.
Es así, como algunas de las empresas habrán experimentado de alguna u otra forma los siguientes síntomas de esta problemática:
- Problemas con los proveedores de materia prima resultando en una cadena de suministros desintegrada.
- Mantenimiento mínimo y gastos de capital inexistentes
- Información inadecuada y poco confiable de costos por producto y de los impulsores de estos costos.
- Fuerza de trabajo desmotivada o ha renunciado o disminuido por la crisis.
- Exceso de inventarios de materia prima
- Mucho personal autorizado para hacer órdenes de compra y generalmente no hay un mismo criterio y la falta de controles internos puede llevar a oportunidades de fraude.
- Posiblemente el diseño de la planta es disfuncional y resulta en una pobre utilización del espacio, largos tiempos de espera y altos costos de manejo de materiales.
- Las capacidades del proceso de manufactura no coinciden con los requerimientos de diseño del producto o con los del consumidor.
- La mala planeación y ejecución de los procesos de cambio lleva a largos periodos de inactividad
- Altos niveles de reelaboración debido a lotes muy grandes o con diseños funcionales que pueden dificultar encontrar problemas de calidad cuando estos ocurren.
- Mantenimiento reactivo que conlleva a altos costos de mantenimiento y largos periodos de cierres.
Por supuesto no todas estas características están presentes en todos los casos, encontrarlas y llegar a una recuperación exitosa del proceso operativo debe tener como finalidad el control de la demanda objetivo para desarrollar un proceso formal para la toma de decisiones de elaboración y venta de productos, mediante la optimización del uso de recursos escasos que permita la entrega de órdenes a tiempo.
Este proceso debe incorporar:
- Mejorar las comunicaciones entre las partes encargadas del suministro y los clientes.
- Recortar no solo los costos de entrega directa de productos sino aquellos costos de entregas con retrasos o con problemas de calidad.
- Alinear la forma de manufacturar con los requerimientos de los productos y de los clientes (dada la infraestructura de producción que se tenga)
- Alinear las medidas de desempeño operacional hacia lo que realmente requiere una producción consistente del producto correcto en el tiempo correcto mas que enfocarse en lograr la máxima eficiencia.
- Alinear los ciclos de manufactura o sea el tiempo que la empresa tarda en realizar la producción de sus productos, con los requerimientos del mercado.
DIANA ESPINOSA